做建材生意的王老板最近有點飄——不是生意太好,是終于不用天天追著采購員問“貨到哪了”。以前他最怕兩件事:一是客戶催貨時自己答不上來,二是月底對賬發現采購價和報價對不上。直到用了進銷存系統的采購訂單跟蹤功能,他才體會到什么叫“心里有底”。
采購跟單像“追快遞”一樣焦慮?
沒系統的時候,王老板的采購員小張天天抱著一沓訂單跑倉庫、問物流、催財務。有次一批瓷磚卡在無錫到南京的路上,客戶急得要退單,小張打爆物流電話才發現是貨車半路拋錨。更頭疼的是,月底核對采購單時,總有幾筆“糊涂賬”:運費算沒算?折扣對得上嗎?發票和貨物能配上嗎?
無錫進銷存系統的采購訂單跟蹤功能
旺店通如何讓采購訂單“看得見”?
現在王老板用的系統,直接把采購訂單變成了“透明追蹤器”。從下單那刻起,訂單就像被裝上了GPS:
下單即追蹤:在系統里錄入采購單后,供應商、數量、價格自動鎖定,改不了也刪不掉,防止“手滑”或“記錯賬”。
物流實時“直播”:只要輸入物流單號,系統自動抓取運輸軌跡。王老板現在能像查快遞一樣,看到貨物從無錫倉庫發往哪個工地,連司機電話都直接顯示。
異常自動“報警”:如果采購價比歷史價高5%,系統立馬標紅提醒;要是訂單超過3天沒更新物流,自動彈窗催辦,再也不用人工盯梢。
三個實用場景,體驗“開掛”般的高效
場景一:客戶問貨,張口就能答
上周,某裝修公司急要500平米地板,王老板手機點開系統,訂單狀態顯示“已到南京分撥中心”,他直接給客戶發定位截圖:“您的貨在這,明天上午到!”客戶當場又追加了一單。
場景二:對賬像“玩消消樂”一樣簡單
以前對采購賬,財務要對著Excel表格翻三天。現在系統自動匹配訂單、入庫單和發票,哪筆沒到齊、哪筆價格有差異,一鍵生成報表,半小時搞定對賬。
場景三:供應商管理“有據可依”
哪家供應商送貨最準時?哪家總愛臨時漲價?系統自動統計供應商的交貨及時率、報價波動率。王老板現在談合作,直接甩數據:“你們上月遲到兩次,再這樣要扣分了!”
老板視角:省心、省錢、省人力
用上采購跟蹤功能后,王老板算了一筆賬:
人力成本:以前要專人盯物流、錄單據,現在省下1個文員工資;
溝通成本:采購員不用當“傳聲筒”,每天能多跑2家供應商;
損耗成本:貨物滯留倉庫的時間縮短40%,庫存周轉率蹭蹭漲。
最讓他驚喜的是,系統還能“防內鬼”。有次采購員試圖私自改價,系統直接鎖死訂單并通知管理員,避免了2萬多的損失。
其實,采購訂單跟蹤就像給供應鏈裝了個“行車記錄儀”,每個環節都留痕,每筆賬目都清楚。無錫的老板們再也不用“盲猜”貨到哪了,把精力花在談大單、拓渠道上,生意自然越做越順。畢竟,做生意嘛,省下的時間都是賺到的錢!
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